Khóa luận tốt nghiệp Hoàn thiện quy trình kiểm soát giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng Container đường biển tại Indo Trans Logistics

Thế giới ngày nay, khi các nền kinh tế đều đi theo xu hướng tất yếu là mở cửa để phát triển giao thương, khi quá trình hội nhập và quốc tế hóa đang mở

rộng và ngày càng trở nên phổ biến đối với đa số các quốc gia trên thế giới, thì theo đó lĩnh vực quan trọng là các hoạt động xuất nhập khẩu cũng đư

ợc mở rộng và phát triển toàn diện, mang lại nhiều lợi ích và nâng tầm kinh tế của các quốc gia. Việt Nam cũng không nằm ngoài vòng quay phát triển đó của quốc tế. Năm 2007, Việt Nam chính thức trở thành thành viên của Tổ chức Thương mại thế giới - WTO, sự kiện quan trọng này đã đưa vị thế của Việt Nam trên trường quốc tế được nâng lên rất nhiều, là bàn đạp vững chắc và cũng là bước tiến mạnh mẽ, mang đến nhiều cơ hội hơn để nước ta phát triển mạng lưới hợp tác kinh tế quốc tế, mở rộng giao lưu hàng hóa cũng như các hoạt động thông thương với các nền kinh tế trên thế giới. Đặc biệt, xuất khẩu luôn là một tiêu chí quan trọng nhằm phản ánh sự phát triển cũng như tiềm lực của một nền kinh tế. Nhà nước ta luôn khuyến khích và có các giải pháp nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp trong nước nâng cao năng lực sản xuất và sản lượng cũng như giá trị xuất khẩu, tạo ra nhiều nguồn lợi cho đất nước. Tuy nhiên, để xuất khẩu trong nước phát triển mạnh mẽ và bền vững ngoài việc phải phát triển, mở rộng quy mô, khả năng về sản xuất thì bên cạnh đó không thể không nhắc đến tầm quan trọng từ sự hỗ trợ đắc lực của các công ty giao nhận. Chính vì những nhu cầu này mà các công ty giao nhận ở Việt Nam ngày càng phát triển rộng cả về số lượng, quy mô và chất lượng, luôn không ngừng đổi mới tích cực để cung cấp các dịch vụ toàn diện và hiệu quả về giao nhận quốc tế. Có thể thấy rằng các dịch vụ giao nhận, vận tải hàng hóa quốc tế, đặc biệt về mặt xuất khẩu đang trên đà phát triển cả bề rộng lẫn bề sâu, ngày càng có những đóng góp lớn hơn trong việc tạo ra giá trị gia tăng cao hơn cho các công ty có nhu cầu xuất khẩu hàng hóa, bằng chứng từ việc được cung cấp các dịch vụ đa dạng, nhanh chóng, toàn diện và không ngừng tối ưu hóa chi phí. Đối với thế giới, đáng chú ý là hiện nay trong buôn bán ngoại thương, vận tải đường biển đảm nhận vận chuyển hơn 80% khối lượng hàng hoá xuất nhập khẩu. Ở Việt Nam cũng như vậy, số lượng và giá trị hàng hóa được giao nhận qua các cảng biển luôn chiếm đa số so với tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế của nước ta. Hiện nay hình thức giao nhận hàng hóa bằng đường biển vẫn là phổ biến và phát triển nhất ở Việt Nam. Lý giải cho sự phát triển của dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường biển ở Việt Nam, có thể kể đến các nhân tố được xem là những ưu điểm của vận tải đường biển mà nhiều phương thức vận chuyển khác khó có thể có được, như: ❖ Nước ta có ưu thế khi phần lớn đất nước được tiếp giáp với biển Đông, là một quốc gia có 3260 km chiều dài bờ biển, lại nằm trên tuyến đường hàng hải quốc tế, nên hầu hết các loại hàng hoá xuất nhập khẩu cũng như hàng hoá quá cảnh qua Việt Nam đều chủ yếu thông qua các cảng biển. ❖ Nước ta có nhiều cảng biển lớn nhỏ, liên kết với nhau, có khả năng tiếp nhận tàu chở hàng và hàng hóa nhanh chóng, đáp ứng đa dạng nhu cầu các loại tàu thuyền. Hệ thống cảng biển được xây dựng trên khắp đất nước, ở các tỉnh thành phố phát triển về hoạt động kinh tế biển nói riêng và các ngành kinh tế nói chung, gần với các điểm đích đến của hàng hóa giao nhận. ❖ Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển có năng lực chuyên chở rất lớn. Điều này thể hiện ở chỗ trên cùng một tuyến đường biển có thể tổ chức nhiều tàu cùng chạy với cả hai chiều. Mặt khác trọng tải trung bình của các tàu chở hàng lớn hơn nhiều so với các phương tiện vận tải khác, nên có thể chở được khối lượng hàng hóa rất lớn, nhiều. ❖ Chi phí vận chuyển đường biển không quá cao như vận chuyển bằng đường hàng không. Do cự ly vận chuyển trung bình của các tuyến vận tải đường biển đa phần khá dài, trong khi tốc độ di chuyển của tàu ở mức trung bình, dẫn đến thời gian vận chuyển hàng hóa đến cảng đích cũng không nhanh chóng. Chính vì vậy mà giá cước chuyên chở hàng hóa bằng đường biển là thấp hơn so với các hình thức vận tải khác. Đây cũng là một ưu thế nổi trội của vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. ❖ Chi phí cho xây dựng, bảo quản, duy trì các tuyến đường là nhỏ do các tuyến đường khai thác đa phần là tuyến đường tự nhiên. Trong khi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển lại thích hợp cho hầu hết các loại hàng hóa. Điều này cho thấy cơ hội khai thác của vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là rất cao. ❖ Quãng đường vận chuyển dài, thời gian vận chuyển tương đối có một thuận lợi nữa có thể kể đến, đó là giúp cho người giao nhận có thể thực hiện theo dõi tình trạng chuyến hàng để thông báo cho khách hàng và đại lý, nếu có phát sinh sự cố có thể có thời gian để kịp thời phân tích và xử lý. Bên cạnh các ưu điểm lớn giúp cho dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường biển có điều kiện mở rộng và được ưa chuộng đó, thì không phải không còn các mặt tồn tại cần được khắc phục và giải quyết để lĩnh vực này phát triển thuận lợi hơn. Vì các hoạt động, dịch vụ giao nhận tuy đã có thời gian hình thành khá lâu, nhưng mới được phát triển và khẳng định được vị trí trên thị trường dịch vụ trong thời gian gần đây, nên không tránh khỏi một số những hạn chế, khó khăn trước mắt và khi so sánh với trình độ của các quốc gia phát triển về giao nhận vận tải đường biển trên thế giới thì hãy còn nhiều thiếu sót, đối với doanh nghiệp có thể kể đến như trình độ quản lý của đội ngũ lãnh đạo còn yếu kém, quy trình giao nhận chưa được hoàn thiện và còn nhiều bất cập, khả năng giải quyết tình huống và chuyên môn của nhân viên thực hiện nghiệp vụ trực tiếp chưa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, và đặc biệt là dấu hiệu xuất hiện một số tiêu cực trong đội ngũ nhân viên; đối với nhà nước thì cần phải nói đến quy trình và thời gian thực hiện thủ tục hải quan đôi khi còn rườm rà và hạch sách, đội ngũ cán bộ hải quan chưa thực sự sâu sát với thực tế và vẫn còn nhiều cán bộ thiếu kỹ năng phán đoán chuyên môn, nhiều cảng biển được đầu tư và nâng cấp tốt nhưng hiệu quả hoạt động chưa cao, thời gian vận chuyển container và lưu kho đôi lúc gây khó khăn cho người giao nhận. Vận tải biển đã, đang và sẽ phát triển mạnh mẽ bởi sự gia tăng của nhu cầu vận chuyển hàng hóa phục vụ cho thương mại quốc tế, và đóng góp quan trọng vào thành công cũng như làm nên ưu thế cho vận tải biển chính là vận tải bằng container. Cuộc cách mạng container hóa vào cuối thập kỉ 60 của thế kỉ XX trên thế giới đã rút ngắn thời gian chuyên chở hàng hóa tại các cảng biển, tăng khả năng đảm bảo an toàn và giúp ích rất nhiều cho việc tránh thất thoát hàng hóa, giúp hàng hóa được phân phối và tiếp cận với khách hàng trên khắp thế giới nhanh chóng và tiện lợi hơn rất nhiều. Chính vì tính ưu việt đó, ngày nay, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng container đường biển đã trở thành phương thức phổ biến trong vận tải biển và được ưa chuộng bởi các nhà xuất nhập khẩu khi sử dụng đến dịch vụ giao nhận vận tải. Việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển không chỉ quan trọng đối với các nhân viên trong công ty giao nhận để có thể thực hiện các nghiệp vụ tốt hơn, có tác dụng thu hút các khách hàng là các nhà xuất khẩu trong nước mà từ đó còn có thể hấp dẫn các khách hàng là các nhà nhập khẩu khi công ty thực hiện tốt quá trình giao hàng cho họ. Từ đó mà có tác dụng hỗ trợ cả nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu. 1.2 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần – Indo Trans Logistics trong thời gian hoạt động đã phát huy các ưu thế của mình và tận dụng tốt các nguồn lực, cơ hội để trở thành một trong những doanh nghiệp tư nhân đi đầu trong lĩnh vực giao nhận ở Việt Nam với khá nhiều thành tựu. Với hơn 20 năm hoạt động và nỗ lực không ngừng, Indo Trans Logistics đang dần hoàn thiện các hoạt động dịch vụ tích hợp của một công ty giao nhận vận tải đồng thời tiếp tục mở rộng, phát triển hoạt động kinh doanh của mình trên thị trường trong nước và trong khu vực. Nắm bắt được xu hướng vận động và phát triển không ngừng của lĩnh vực vận tải biển, nhất là chuyên chở phục vụ xuất nhập khẩu bằng container, tại Indo Trans Logistics, lĩnh vực giao nhận hàng xuất khẩu bằng container đường biển cũng được tập trung xây dựng trở thành một lĩnh vực mũi nhọn và mang lại nhiều lợi nhuận cho công ty, với việc nâng cao trình độ đội ngũ nhân sự phục vụ cho hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan ban ngành có liên quan, đồng thời nhờ hệ thống cung cấp dịch vụ chất lượng và tích hợp, cùng quy trình chuỗi cung ứng khép kín mà Indo Trans Logistics đang dần tiến lên vị trí của một nhà cung cấp dịch vụ vận tải đường biển hàng đầu tại Việt Nam và khu vực. Tuy nhiên, để có thể vươn cao hơn nữa trong tình hình kinh tế còn trong giai đoạn khủng hoảng, chưa thực sự ổn định và thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, việc hoàn thiện các quy trình giao nhận cụ thể cho từng phương thức vận tải để có hướng đẫn chi tiết cho các nhân viên lúc tác nghiệp là cần thiết và rất được quan tâm, bên cạnh đó, về hoạt động kinh doanh thực tế, Công ty cũng cần có những giải pháp sáng tạo, đi liền thực tế, áp dụng các phương thức tiếp cận một cách linh hoạt và nhạy bén với thị trường hơn để thúc đẩy hoạt động kinh doanh có ngày càng hiệu quả đồng thời tạo thế đứng vững chắc và nâng cao uy tính hơn cho thương hiệu của mình. Qua việc tìm hiểu về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển và nghiên cứu quy trình xử lý bộ chứng từ hàng xuất để phục vụ cho quá trình thực tập tại bộ phận Kiểm toán nội bộ của Indo Trans Logistics, cũng như việc tiếp thu và học hỏi được nhiều điều mới về lĩnh vực vận tải biển thông qua quá trình tiếp xúc với những anh chị trực tiếp phụ trách các giai đoạn trong quy trình trên, phát hiện đề tài này phù hợp với khả năng nghiên cứu và khơi dậy niềm say mê của bản thân, đồng thời có thể đánh giá và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nên em mạnh dạn chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình kiểm soát giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển tại Indo Trans Logistics” để phát triển làm Khóa luận tốt nghiệp. 1.3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ❖ Mục tiêu đối với cơ sở đào tạo ⮚ Hoàn thiện chương trình đào tạo của trường trong việc ứng dụng lý thuyết để tiếp cận và giải quyết các vấn đề thực tế trong môi trường doanh nghiệp. ⮚ Hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp đại học. ❖ Mục tiêu đối với cơ sở thực tế ⮚ Tìm hiểu chung về công ty Indo Trans Logistics và nghiên cứu những vấn đề cốt lõi của quy trình và thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển tại Indo Trans Logistics, tiếp cận và hiểu rõ các thủ tục kiểm soát được áp dụng đối với quy trình giao nhận hàng xuất thông qua quy trình thủ tục chứng từ. ⮚ Phân tích, đưa ra nhận định về những điểm mạnh cũng như những tồn tại chủ yếu trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển của Indo Trans Logistics. ⮚ Kết hợp giữa lý luận và thực tiễn để từ đó đề xuất một số giải pháp, kiến nghị khả thi và sát thực tiễn để hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển và việc xử lý bộ chứng từ hàng xuất tại Indo Trans Logistics. 1.4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 1.4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu a) Dữ liệu thứ cấp ❖ Nguồn dữ liệu thứ cấp: Chủ yếu sẽ thu thập dữ liệu ở ba nguồn chính là: − Dữ liệu tại thư viện tại trường Đại học Mở Tp.HCM và Đại học Ngoại thương cơ sở 2 tại Tp.HCM: gồm các giáo trình, luận văn về đề tài giao nhận vận tải đường biển. − Dữ liệu từ việc tìm kiếm trên internet: gồm các trang web về vận tải đường biển, xuất nhập khẩu hàng hóa, quy định thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, các văn bản luật và nghị định được Quốc Hội, Chính phủ ban hành. − Tài liệu tổng quan về công ty, cơ cấu nhân sự và các báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh của Indo Trans Logistics trong 3 năm gần đây (2010 – 2012), các tài liệu về thủ tục kiểm soát, các chứng từ hàng xuất .