Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Xăng dầu Dầu khí Hà Nội

BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIÊN TÀI CHÍNH BÁO CÁO THỰC T P Họ và Tên: TRẦN DANH THÀNH Chuyên Ngành CQ47/21.17 Mã số sinh viên: 0954020747 CÔ GIÁO HƯỚNG DẪN: ÐỐ MINH THOA �

�ON VỊ THỰC TẬP: CÔNG TY CP XĂNG DẦU DẦU KHÍ HÀ NỘI ÐỀ TÀI THỰC TẬP: Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ ph

ần Xăng dầu Dầu khí Hà Nội. HÀ NỘI 2013 LỜI MỞ ÐẦU Ðất nước ta đang trong giai đoạn quá độ tiến lên CNXH xây dựng cơ sở vật chất cho CNXH, trong những năm gần đây nến kinh tế nước ta đã có những sự thay đổi rất cơ bản. Ðảng và Nhằ nước có chủ trương đẩy mạnh công nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hóa, phấn đấu đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp phát triển, tạo tiền đề vật chất kỹ thuật, cơ sở hạ tầng cho chủ nghĩa xã hội. Theo xu thế đó, các nghành công nghiệp được tạo điều kiện để phát triển. công nghiệp khai thác khoáng sản được xem như nghành kinh tế chủ đạo, có vai trò quan trọng đặc biệt được quan tâm tạo điều kiện phát triển. Dầu khí là một ngành công nghiệp non trẻ, tuy mới ra đời song đã sớm trưởng thành và khẳng định mình trong nền kinh tế quốc dân. Những năm gần đây, nghành công nghiệp dầu khí đã và đang phát triển không ngừng và trở thành nghành công nghiệp mũi nhọn của đất nước. Sản lượng dầu khí khai thác ngày một tăng, đóng góp hàng nghìn tỷ đồng vào ngân sách quốc gia, góp phần đảm bảo an ninh năng lượng quốc gia, nó đã góp phần làm thay đổi da thịt nền kinh tế quốc sân. Xuất phát từ những định hướng về đường lối, chính sách phát triển nền kinh tế của đảng nói chung của nghành dầu khí nói riêng, Công ty Xăng dầu dầu khí Hà Nội đã ra đời và đang từng bước phát triển lớn mạnh, khẳng định sự chủ động trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu. Là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty Dầu Việt Nam, Công ty Xăng dầu Dầu Khí Hà Nội có nghĩa vụ thu nộp cho ngân sách nhà nước những khoản doanh thu có được từ những hoạt động sản xuất kinh doanh cho các đối tác trong và ngoài nghành Dầu Khí. Với mục tiêu phấn đấu trở thành một trong các đơn vị đầu mối cung cấp xăng dầu hàng đầu trại thị trường phía Bắc, từng bước xâm nhập thị trường đông bắc Trung Quốc và Lào. PV OIL Hà Nội hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và kinh doanh sản phẩm dầu ở trong và ngoài nước, Công ty góp phần quan trọng vào quá trình cung cấp đảm bảo năng lượng cho phát triển đấu nước. CHƯƠNG 1: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH. 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Xăng dầu Dầu khí Hà Nội ( PVOIL Hà Nội). 1.1.1. Sự hình thành và phát triển của PV OIL Hà Nội PV OIL Hà Nội là đơn vị trực thuộc TCT Dầu VN được Hội đồng thành viên Tổng Công ty Dầu Việt Nam ( PV OIL) thành lập theo QÐ 68/QD-DVN ngày 1/7/2008 tthành viên của Tổng công ty Dầu Việt Nam và chính thức đi vào hoạt động từ tháng 7 năm 2008 -Tên tiếng việt: Công ty Cổ phần Xăng dầu Dầu khí Hà Nội -Tên tiếng anh: Petrovietnam Oil Ha Noi Joint Stock Company. -Tên viết tắt: PV OIL Hà Nội -Trụ sở chính tại: Tầng 6 tòa nhà Kinh đô, 292 Tây Sơn - Ðống Ða- Hà Nội -ÐT: (84) 38563321 -Fax: (84) 3563319 -Ngày thành lập: 01/12/2010 -Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở Kế Hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp: số 0105029292 cấp ngày 01/12/2011. Từ năm 1996, Sp dầu mỡ nhờn của Xí nghiệp Xăng dầu Dầu Khí Hà Nội nay là Tổng Công Ty Dầu Việt Nam đã có mặt hầu hết trong các nghành công nghiệp quan trọng của đất nước như : điện, than, Dầu khí Vietso, quân đội, gang thép, thủy lợi, giao thông, vận tải, cơ khí chế tạo máy, xi măng Năm 2000 Tổng công ty Dầu Việt Nam phát triển thêm một lĩnh vực kinh doanh mới, đó là kinh doanh xăng dầu. Với định hướng đầu tư và phát triển toàn diện khâu sau, bên cạnh mặt hàng dầu mỡ nhờn truyền thống, PV OIL đã chú trọng đến lĩnh vực kinh doanh xăng dầu. Bắt đầu từ năm 1999, PV OIL đã phát triển mạng lưới các cửa hàng xăng dầu tại các tỉnh thành phố lớn như: Hà Nội, Hải phòng, Nghệ An, Thanh Hóa. Năm 2001 PDC Hà Nội nay là công ty XDDK Miền Bắc được thành lập và giao nhiệm vụ trực tiếp khai thác các thị trường dầu mỡ nhờn và xăng dầu tại KV phía bắc thông qua tổng khi nhiên liệu đầu mối phía bắc tại Khu công nghiệp Ðình Vũ - Hải Phòng với công suất 45.00M3. Quý 4/2003 PV OIL Miền Bắc chính thức tham gia vào thị trường phân phối xăng dầu phía Bắc. Hiện nay PV OIL MIền Bắc đang trực tiếp quản lý gần 35 Tổng xăng dầu đại lý kinh doanh xăng dầu với hơn 400 cửa hàng X tại 21 tỉnh Thành phố khu vực phía Bắc. Tháng 9/ 2005,HÐQT PV OIL có QÐ số 2699/QÐ- HÐQT về việc thành lập Xí nghiệp dầu mỡ nhờn Hà Nội trên cơ sở tách bộ phận sản xuất và kinh doanh dầu mỡ nhờn từ Xí nghiệp xăng dầu dầu khí Hà Nội (PDC) Tháng 8/2007, Tổng giám đốc PDC quyết định đổi tên và thành lập các đơn vị trực thuộc PDC Hà Nội hoạt động theo mô hình chức năng bao gồm + Phòng Tổ Chức Hành Chính + Phòng Tài Chính Kế Toán + Phòng Kinh Doanh Tổng Hợp + Phòng Kinh Doanh Xăng Dầu + Phòng Kỹ Thuật Ðầu Tư Ngày 6/6/2008, Tập đoàn Dầu khí quốc gia Việt Nam đã quyết định thành lập Tổng Công Ty Dầu Việt Nam trên cơ sở hợp nhất hai công ty thương mại dầu khí là Công ty Xuất nhập khẩu Dầu Khí tên quốc tế là Petechim và Công ty chế biến Kinh doanh sản phẩm dầu mỏ( PDC) tiếp nhận nhiệm vụ xuất nhập khẩu dầu thô và xuất nhập khẩu vật tư thiết bị dầu khí. Ngày 16/11/2010, Công ty cổ phần Xăng dầu Dầu khí Hà Nội được thành lập trên cơ sở góp vốn của 3 cổ đông sáng lập gồm Tổng công ty Dầu Việt Nam ( PV Oil), Ngân hàng thương mại cổ phần Ðại Dương (Ocean Bank) và Ngân hàng thương mại cổ phần Ðông Nam Á (Sea Bank). Ngày 01/12/2010, công ty cổ phần Xăng dầu Dầu khí Hà Nội được sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và chính thức đi vào hoạt động. Với mạng lưới hoạt động rộng khắp trong nước và quốc tế, PVOIL đang ngày càng khẳng định vị thế lớn mạnh của một TCT chủ lực của tập đoàn Dầu khí quốc gia Việt Nam. Năm 2009, Tổng công ty Dầu Việt Nam tự hào được xếp trong top 10 doanh nghiệp lớn nhất VN theo tổ chức VNR 500 1.2. Chức năng, nhiệm vụ và nghành nghề kinh doanh của công ty Xăng dầu dầu khí Hà Nội. Thành lập Công ty Xăng dầu dầu khí Hà Nội trên cơ sở kế thừa các quyền và nghĩa vụ pháp lý của Công ty TNHH một thành viên chế biến và kinh doanh sản phẩm dầu mỏ - Xí nghiệp Xăng dầu Dầu khí Hà Nội và Chi nhánh Tổng công ty TNHH một thành viên Thương mại Dầu khí ( Petechim) tại Hà Nội. Công ty xăng dầu dầu khí Hà Nội là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân trong TCT Dầu Việt Nam, hoạt động quản lý và điều hành theo cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nhà nước. 1.2.1. Chức năng - Hoạt động chính của PV OIL Hà Nội là tập trung vào lĩnh vực quản lý và hoạt động kinh doanh xăng dầu. - Kinh doanh hiệu quả và hoàn thành tốt nhiệm vụ của Tổng công ty giao và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước. 1.2.2. Ngành nghề kinh doanh của Công ty Xăng dầu Dầu khí Hà N i - Xuất nhập khẩu và kinh doanh sản phẩm dầu ở trong nước và ngoài nước. - Xuất nhập khẩu thiết bị, vật tư máy móc và dịch vụ thương mại. - Xây dựng các hệ thống bồn chứa, phân phối và kinh doanh sản phẩm dầu. - Tổ chức liên doanh liên kết với các đối tượng trong và ngoài nước chế biến và kinh doanh sản phẩm dầu. - Xuất nhập khẩu sản phẩm dầu và các sản phẩm có nguồn gốc từ dầu, hóa chất, vật tư thiết bị và phương tiện phục vụ công tác chế biến và kinh doanh sản phẩm dầu. - Kinh doanh vật, thiết bị hóa chất trong lĩnh vực chế biến sản phẩm dầu. - Môi giới và cung ứng tàu biển vận tải dầu thô và sản phẩm dầu, đại lý tàu biển, môi giới và cung ứng tàu biển. - Dịch vụ cho thuê bồn, bể chứa xăng dầu cho thuê kho bãi. 1.2.3. Thị trường và khách hàng: Hiện nay, PV OIL đang quản lý 35 Tổng đại lý và hơn 400 đại lý xăng dầu tại thị trường khu vực phía bắc. Công ty đang trực tiếp điều hành 4 cửa hàng xăng dầu bao gồm 3 cửa hàng xăng dầu ở Hà Nội như CHXD Thái Thịnh, Nghĩa Tân, Châu Can và 1 cửa hàng tại Nghệ An CHXD Diễn Châu. Trong tương lai thị trường của công ty sẽ mở rộng theo hướng phân vùng thị trường trọng điểm xăng dầu gồm 5 vùng: - Vùng 1: Thị trường từ Nghệ An đến Quảng Bình( trọng tâm các vùng ven biển và thị trường Lào). - Vùng 2: Thị trường các vùng Duyên hải Nam Sông Hồng như Hà Nam, Nam Ðịnh, Thái Bình, Ninh Bình - Vùng 3: Thị trường các tỉnh Ðồng bằng Bắc Bộ, Bắc Sông Hồng như Hà Nội, Hải Phòng, Bắc Ninh. Vùng 4: Thị trường Ðông Bắc gồm Quảng Ninh, một phần Hải Phòng, vùng biển Hải Phòng và thị trường Trung Quốc. - Vùng 5: Thị trường Tây Bắc như Hòa Bình, Sơn La, Lai Châu, Ðiện Biên. Các địa điểm kinh doanh sẽ đóng vai trò như một chi nhánh, văn phòng đại diện của Công ty ở các vùng thị trường trọng điểm. 1.3. Quy trình kinh doanh của PV OIL Hà Nội: Quy trình kinh doanh xăng dầu là toàn bộ hệ thống toàn bộ quá trình tổ chức quản lý kinh doanh sản phẩm xăng dầu từ khâu tìm hiểu nhu cầu khách hàng, đăng ký mua hàng - bán hàng - cấp hàng - hoạt động dịch vụ sau bán hàng nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu khách hàng và đem lại hiệu quả kinh doanh cho Công ty Công ty có hai bộ phận kinh doanh chính là: - Phòng Kinh doanh xăng dầu - Phòng Kinh doanh tổng hợp P.KDXD có trách nhiệm tìm hiểu nhu cầu thị trường/ khách hàng thông qua việc tiếp cận các Công ty, các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu, Sở thương mại tại các địa phương để tìm kiếm khách hàng( chủng loại, khối lượng tiêu thụ. ), khả năng tài chính, cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp: CHXD trực thuộc, hệ thống đại lý hiện có, kho chứa. , nguồn cung cấp hiện nay; + Nếu khách hàng lựa chọn ký hợp đồng với công ty, trên cơ sở tiêu chí đánh giá lựa chọn tổng đại lý/ đại lý của Công ty hoặc các quy định hiện hành của công ty về kinh doanh xăng dầu( đối với khách hàng bán trực tiếp). P.KDXD và P.TCKT xem xét và thương thảo hợp đồng với khách hàng. Sau khi đã thống nhất với khách hàng, P.KDXD tiến hành lập hợp đồng theo mẫu. P.KDXD có trách nhiệm trình giám đốc hợp đồng bán hàng, sau đó chuyển cho đối tác ký để hoàn tất hợp đồng việc ký kết. Sau khi hợp đồng đã được ký P.KDXD chịu trách nhiệm tiếp nhận, triển khai thực hiện hợp đồng đã ký, quản lý hồ sơ và danh sách hệ thống khách hàng theo đúng quy định của Nhà nước, Tập đoàn, Tổng công ty và Công ty. 1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Xăng dầu Dầu khí Hà Nội. PV OIL Hà Nội được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng có một giám đốc và ba phó giám đốc phục trách giúp đỡ công việc. PVOIL Hà Nội gồm có Cơ quan văn phòng Công ty và khối cửa hàng xăng dầu. * Cơ quan văn phòng công ty gồm năm phòng ban chức năng: + Phòng Tổ chức hành chính: Tham mưu cho giám đốc Công ty trong các lĩnh vực: - Công tác tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động, công tác đào tạo nhân sự, thi đua khen thưởng, kỷ luật, công tác bảo vệ nội bộ, an ninh trật tự, vệ sinh lao động. - Công tác kế hoạch tổng hợp trong các lĩnh vực của Công ty, các chi nhánh của Tổng công ty tại phía Bắc, các công ty cổ phần được Tổng công ty giao tham gia đại diện phần vốn. - Công tác văn thư lưu trữ, bảo mật, hành chính quản trị lễ tân, đối nội, đối ngoại. - Phòng tổ chức hành chính chịu sự điều hành trực tiếp của Giám đốc Công ty và có trách nhiệm báo cáo Giám đốc hoặc người được ủy quyền các vấn đề trong vi phạm chức trách nhiệm vụ được giao, chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của phòng nghiệp vụ Tổng công ty. * Phòng Tài chính kế toán: - Tham mưu cho giám đốc trong các hoạt động quản lý tài chính, kế toán, tính toán hiệu quả kinh tế các phương án kinh doanh giúp Giám đốc đưa ra các quyết định tài chính chính xác nhằm đảm bảo sự ổn định và phát triển của Công ty, các chi nhánh của Tổng công ty - Kiểm soát toàn bộ quá trình các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong Công ty. - Phòng Tài chính kế toán chịu sự điều hành trực tiếp của Giám đốc và có trách nhiệm báo cáo Giám đốc hoặc người được ủy quyền các vấn đề trong phạm vi chức trách nhiệm vụ được giao; chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của Phòng nghiệp vụ Công ty. * Phòng Kinh doanh xăng dầu: Tham mưu cho Giám đốc trong các lĩnh vực sau: - Hoạch định chiến lược phát triển thị trường kinh doanh xăng dầu tại khu vực Phía bắc, các thị trường Lào, Trung Quốc; - Xây dựng các hệ thống phân phối và kinh doanh sản phẩm dầu mỏ (căn cứ tiếp nhận, tồn chứa, bảo quản, vận chuyển, phân phối và mạng lưới kinh doanh sản phẩm dầu mỏ); - Quản lý, điều hành, tổ chức hoạt động kinh doanh xăng dầu của Công ty, các chi nhánh Công ty tại phía Bắc (từ Quảng Bình trở ra) nhằm duy trì và phát triển hệ thống khách hàng của Công ty và Tổng Công ty; - Tổ chức quan hệ phối hợp với các Công ty Cổ phần kinh doanh xăng dầu của Tổng công ty tại phía Bắc; - Phòng Kinh doanh xăng dầu chịu sự điều hành trực tiếp của Giám đốc Công ty và có trách nhiệm báo cáo Giám đốc hoặc người được Giám đốc ủy quyền các vấn đề trong phạm vi chức trách nhiệm vụ được giao: chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của phòng nghiệp vụ Tổng công ty. * Phòng Kinh doanh Tổng hợp: Phòng Kinh doanh tổng hợp có chức năng tham mưu cho giám đốc Công ty trong các lĩnh vực: - Quản lý hệ thống kinh doanh bán lẻ xăng dầu và hoạt động vận chuyển xăng dầu của Công ty từ Quảng Bình trở ra theo quy định hiện hành của Nhà nước, quy chế quản lý của Tổng Công ty và Công ty; - Mở rộng và phát triển phương thức kinh doanh bán buôn qua hệ thống bán lẻ và các phương thức kinh doanh xăng dầu bán lẻ khác; - Phát triển, đa dạng hóa các hoạt động kinh doanh tổng hợp, hoạt động dịch vụ theo giấy phép đăng ký kinh doanh và chức năng nhiệm vụ của Công ty; - Phòng Kinh doanh tổng hợp chịu sự điều hành trực tiếp của Giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền có nhiệm vụ báo cáo kết quả thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ được giao. ‫٭‬Phòng Kỹ thuật đầu tư: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong các lĩnh vực: - Công tác đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật( phát triển hệ thống kho cảng, Cửa hàng xăng dầu) của Công ty, đầu tư trang thiết bị hệ thống biển quảng cáo cho khách hàng phù hợp với kế hoạch, chiến lược phát triển và nhiệm vụ Tổng công ty giao; - Công tác kỹ thuật, quản lý kỹ thuật, sửa chữa lớn, duy tu, bảo dưỡng, nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty; - Công tác an toàn - Môi trường và phòng chống cháy nổ; - Chịu sự điều hành trực tiếp của Giám đốc và có trách nhiệm báo cáo Giám đốc hoặc người được ủy quyền các vấn đề trong phạm vi chức trách nhiệm vụ được giao. * Phòng Các cửa hàng xăng dầu: - Phân phối các sản phẩm xăng dầu của Công ty tới tận tay người tiêu dùng, góp phần mở rộng thị phần kinh doanh của Công ty; - Giữ nhiệm vụ chính trong công tác bán lẻ sản phẩm xăng dầu của Công ty, là một trong những kênh phân phối chủ yếu; - Giới thiệu sản phẩm, tiếp cận thị trường, nắm bắt thông tin trực tiếp từ khách hàng để từ đó có những điều chỉnh hợp lý; - Kinh doanh các sản phẩm của Công ty như xăng, dầu, dầu mỡ nhờn Sơ đồ bộ máy quản lý của PV OIL Hà Nội Phòng Tổ chức hành chính Phòng Tài chính kế toán Phòng kinh doanh xăng dầu Hình 1-2: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty Xăng dầu Dầu khí Hà Nội Qua sơ đồ trên và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban có thể thấy tổ chức quản lý của công ty phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh thống nhất được sự điều hành của lãnh đạo Công ty. CHƯƠNG 2: Ð C ÐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP XĂNG DẦU DẦU KHÍ HÀ NỘI. 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Hình 1.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Chức năng nhiệm vụ của kế toán trưởng và cá kế toán viên: 1.3.1. Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung, chịu trước nhiệm trước giám đốc công ty về công tác kế toán, thống kê. chung toàn công ty. 1.3.2. Phó phòng tài chính kế toán - Giúp kế toán trưởng trong việc thực hiện công tác hạch toán theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước. - Xây dựng kế hoạch tài chính của công ty trên cơ sở kế hoạch tài chính được giao của Tổng công ty Dầu Việt Nam. - Theo dõi hạch toán các nghiệp vụ có liên quan đến trích quỹ và nguồn vốn. 1.3.3. Kế toán bán hàng - Ghi chép, phản ánh chính xác các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa. Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi chặt chẽ các khoản công nợ phải thu của khách hàng.\ 1.3.4. Kế toán thanh toán: Kiểm duyệt chứng từ tài liệu và viết phiếu thu cho những nghiệp vụ phát sinh trong công ty bằng tiền mặt. 1.3.5. Kế toán tổng hợp và tính giá thành: Thu nhận, kiểm tra chứng từ gốc, định khoản, tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị 1.3.6. Kế toán vật tư, tài sản cố định: Theo dõi tài sản hạch toán cá nghiệp vụ phát sinh tăng , giảm tài sản, sửa chữa, khấu hao. tài sản cố định của Công ty. 1.3.7. Vốn bang tiền: Kế toán ngân hàng Thu nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ tài liệu viết ủy nhiệm chi cho nhưng nghiệp vụ trong công ty phát sinh bằng tiền gửi ngân hàng. Thủ Quỹ thu chi tiền mặt trên cơ sở các chứng từ thu chi, cập nhật hàng ngày để lập sổ quỹ. Trong nội bộ bộ máy kế toán của Công ty, các kế toán phải có trách nhiệm quản lý, phản ánh thông tin kế toán, thực hiện kiểm tra qua ghi chép phản ánh tổng hợp đối tượng. Kế toán thực hiện nhiệm vụ từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới các giai đoạn tiếp theo như ghi sổ, đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ với thực tế. tới lập các báo cáo tài chính. Ðặt trong mối quan hệ chung với các bộ phận khác trong Công ty, phòng kế toán có mối liên hệ mật thiết với các phòng ban và bộ phận khác: Với các phòng ban: Phối hợp và theo dõi thực hiện các nghiệp vụ thu - chi các hoạt động của các phòng ban khác, phối hợp tìm các biện pháp tiết kiệm chi phí. Với cấp trên: Phòng kế toán công ty có tư cách là một bộ phận tham mưu về tài chính kế toán cho công ty, chịu trách nhiệm thuyết trình các báo cáo tài chính trước cơ quan tài chính cấp trên. 2.2. Hình thức kế toán được áp dụng trong doanh nghiệp Ðể phù hợp với yêu cầu và tình hình sản xuất kinh doanh, Công ty Xăng dầu Dầu khí Hà Nội áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. Ðây là hình thức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. Mọi nghiệp vụ phát sinh đều được thực hiện ở phòng kế toán. Ðồng thời phòng kế toán tiến hành thực hiện hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết các nghiệp vụ phát sinh trên máy vi tính. Trên cơ sở số liệu kế toán tập trung lập báo cáo quyết toán của Công ty. Các chứng từ ghi sổ, sổ tổng hợp, sổ chi tiết đều được khai báo trong máy vi tính theo các mẫu sổ sách theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày hoặc các bút toán kết chuyển thực hiện vào cuối tháng, cuối quý đều được định khoản và cập nhật vào máy vi tính. Các bộ phận kế toán có nhiệm vụ in các bảng kê, báo cáo, sổ chi tiết. kiểm tra chính xác và hợp lý của số liệu, thực hiện quan hệ đối chiếu giữa các bộ phận và các sổ liên quan, lưu trữ sổ sách đúng chế độ quy định. Ðể phục vụ tốt công tác kế toán công ty đã trang bị một hệ thống máy vi tính nối mạng, công tác hạch toán kế toán trên máy sử dụng một chương trình kế toán đồng bộ do Tổng công ty lập. Quy trình hạch toán được trên hình 1.4. Nhu cầu tiêu thụ Hợp đồng Yêu cầu đặt hàng Chú thích : : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng - : Quan hệ đối chiếu Hình 1.4: Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ Công ty Xăng dầu Dầu khí Hà Nội áp dụng 26 chuẩn mực kế toán và các thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực kế toán và các văn bản sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp: Quyết định số 15/ 2006/QÐ-BTC ngày 20/03/2006, Quyết định số 48/QÐ-DVN của Hội đồng quản trị Tổng Công ty Dầu Việt Nam. Tuy nhiên để phù hợp với các điều kiện quản lý, điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty hệ thống tài khoản tại Công ty có những điểm khác biệt so với chế độ Ðơn vị tiền tệ sử dụng hạch toán là: Việt Nam Ðồng. Ðối với các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ, công ty sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh để quy đổi ra VNÐ Kỳ kế toán của Công ty Xăng dầu Dầu khí Hà Nội là tháng. Vào cuối mỗi tháng đơn vị phải hoàn thành báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc 31/12/N. Thuế: Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Ðối với tài sản cố định( TSCÐ): Công ty áp dụng nguyên tắc đánh giá TSCÐ theo nguyên giá và sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Ðối với hàng tồn kho: Mặt hàng xăng dầu là chất lỏng dãn nở theo nhiệt độ giữa xăng và dầu chúng có một tỷ trọng khác nhau, xăng nhẹ hơn dầu. Ðể hạch toán được chúng Tổng công ty Dầu Việt Nam đã quy đổi các mặt hàng tại thời điểm 150c là như nhau hay còn gọi là lít 15.Công ty áp dụng nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho theo giá thực tế và sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm các bộ phận sẽ tiến hành đối chiếu lượng hàng xuất bán với Tổng kho xăng dầu Ðình Vũ.( Ðây là kho xăng dầu lớn nhất của Tổng công ty tại khu vực Miền Bắc) Hàng tồn kho cuối kỳ = Hàng tồn kho đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ. Tuy nhiên do đặc điểm riêng về hoạt động sản xuất kinh doanh nên kế toán Công ty có áp dụng chế độ phù hợp với điều kiện thực tế tại Công ty. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty đều được lập chứng từ gốc làm cơ sở để kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết, bảng kê, bảng phân bổ. Các chứng từ này được lập theo mẫu do chế độ kế toán quy định và chủ yếu được lập tại phòng kế toán. Các chứng từ tại công ty sau khi được lập sẽ tổ chức luân chuyển theo đúng trình tự trong chế độ kế toán đã quy định. Sau đó khi quyết toán được duyệt các chứng từ được chuyển vào kho lưu trữ theo chế độ hiện hành. Tùy theo tính chất từng loại chứng từ mà xác định thời gian lưu trữ thích hợp, tối thiểu là 10 năm. * Các phương thức tiêu thụ hàng hóa tại Công ty + Phương thức bán buôn trực tiếp và qua đại lý, Tổng đại lý Phương thức bán buôn trực tiếp: Theo phương pháp này Công ty ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng. Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết khách hàng sẽ nhận hàng tại kho hay tại cửa hàng. Phương thức bán lẻ: Ðầy là phương thức tiêu thụ áp dụng tại các cửa hàng của Công ty. Ðể đẩy mạnh doanh số bán lẻ Công ty áp dụng hình thức bán lẻ trực tiếp. * Chế độ sổ sách kế toán sử dụng: Theo đúng như chế độ, tại Công ty Xăng dầu Dầu khí Hà Nội tiến hành cả ghi sổ tổng hợp và sổ chi tiết trong những trường hợp cần thiết. Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán máy Fast để phục vụ công tác kế toán, làm giảm nhẹ khối lượng công việc kế toán, giúp kế toán viên rất nhiều trong việc tổng hợp và lưu trữ số liệu. * Chế độ báo cáo tài chính Căn cứ vào số liệu của các hóa đơn, chứng từ kế toán tiến hành xử lý, tổng hợp, lập các báo cáo kế toán cuối kỳ. Tại công ty Xăng dầu Dầu khí Hà Nội hệ thống báo cáo gồm: Báo cáo quản trị và báo cáo tài chính. - Hệ thống báo cáo quản trị: Là báo cáo phục vụ cho mục đích quản lý của công ty và chỉ lưu hành nội bộ của Công ty. Hệ thống này bao gồm những hệ thống sau: + Báo cáo doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh + Báo cáo tình hình nhập hàng + Báo cáo tình hình xuất hàng + Báo cáo chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền. + Bảng kê chứng từ dịch vụ, hàng hóa bán ra + Bảng kê chứng từ dịch vụ, hàng hóa mua vào. - Hệ thống báo cáo tài chính: Ðây là những báo cáo do chế độ quy định bắt buộc đối với mọi loại hình doanh nghiệp, là yêu cầu của các đối tượng bên ngoài quan tâm đến doanh nghiệp. Tại công ty kế toán tiến hành lập đầy đủ các báo cáo tài chính theo quyết định 15/2006/QÐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính bao gồm các biểu mẫu sau: + Bảng cân đối kế toán ( mẫu B01 - DN) + Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ( mẫu B02 - DN) + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( mẫu B03 - DN) + Thuyến minh báo cáo tài chính ( mẫu B09 - DN). Tất cả các báo cáo được lập theo đúng như chế độ đã quy định về nội dụng, phương pháp lập, cụ thể như sau: .