Luận văn Hiệu quả công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… BỘ NỘI VỤ ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ NGỌC HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CỤC

QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG BỘ XÂY DỰNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VI�

��N HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ NGỌC HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG BỘ XÂY DỰNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành : Quản lý công Mã số 8340403 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. NGUYỄN THỊ THU VÂN LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu khoa học với đề tài: “Hiệu quả công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng” là công trình nghiên cứu độc lập của tôi trên cơ sở tìm hiểu có kế thừa, chọn lọc từ những tài liệu có liên quan. Tất cả tài liệu, số liệu được sử dụng trong luận văn này đều được ghi rõ nguồn gốc, đảm bảo độ tin cậy, chính xác và trung thực. Tôi xin chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình. Hà Nội, ngày tháng năm 2021 Tác giả Nguyễn Thị Ngọc i LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này, tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ và hỗ trợ nhiệt tình từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến tất cả các cá nhân và đơn vị đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình học tập và nghiên cứu đề tài. Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc, Ban Quản lý đào tạo Sau Đại học, cô giáo chủ nghiệm lớp cao học Quản lý công HC23.B1, các thầy, cô giáo Học viện Hành chính Quốc gia đã trực tiếp giảng dậy, hướng dẫn, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình học tập và nghiên cứu. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc tới PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Vân, người đã giúp đỡ tôi, hướng dẫn tận tình để tôi hoàn thành luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ, chuyên ngành Quản lý công tại Học viện Hành chính Quốc gia. Xin chân thành cảm ơn các bác lãnh đạo, các anh chị công tác tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng đã trao đổi, hướng dẫn, cung cấp tài liệu chi tiết để tôi làm tốt luận văn này. Xin cảm ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè và người thân đã luôn bên tôi trong quá trình thực hiện luận văn. Mặc dù rất cố gắng trong quá trình thực hiện, tuy nhiên luận văn không thể tránh khỏi những hạn chế, thiết sót. Kính mong nhận được sự góp ý, chỉ dẫn của các thầy cô giáo và độc giả để luận văn được hoàn thiện và đạt kết quả tốt. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2021 Tác giả Nguyễn Thị Ngọc MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN.i LỜI CẢM ƠNii DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT 1 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, HÌNH, BẢNG.2 PHẦN MỞ ĐẦU3 1. Tính cấp thiết của đề tài.3 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn4 3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn 8 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn 9 5. Phương pháp nghiên cứu của luận văn 9 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn. 9 7. Kết cấu của luận văn…10 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 11 1.1. Khái quát về công tác văn phòng 11 1.1.1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng. 11 1.1.2. Khái quát về công tác văn phòng. 18 1.2. Hiệu quả công tác văn phòng.23 1.3. Yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng36 1.3.1. Yếu tố bên ngoài đơn vị. 37 1.3.2. Yếu tố bên trong đơn vị39 Tiểu kết Chương 1 42 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG – BỘ XÂY DỰNG43 2.1. Khái quát về Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng và Văn phòng Cục 43 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Cục Quản lý hoạt động xây dựng. 43 2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Cục Quản lý hoạt động xây dựng. 46 2.2. Thực trạng hiệu quả công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng giai đoạn 2016 – 2020. 51 2.3. Nhận xét chung về hiệu quả công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng giai đoạn 2016 - 2020 74 2.3.1. Kết quả đạt được và nguyên nhân 74 2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân 75 Tiểu kết Chương 2 78 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG – BỘ XÂY DỰNG .79 3.1. Phương hướng trong thời gian tới của Cục Quản lý hoạt động xây dựng 79 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng. 81 3.2.1. Giải pháp về thể chế. 81 3.2.2. Giải pháp về xây dựng và nâng cao chất lượng thực hiện nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại Văn phòng Cục và Cục Quản lý hoạt động xây dựng.82 3.2.3. Giải pháp về tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng văn phòng điện tử84 3.2.4. Giải pháp về xây dựng môi trường làm việc công tác văn phòng tại Cục và chế độ chính sách.85 3.2.5. Giải pháp về kiểm tra, giám sát87 3.2.6. Giải pháp về phát huy sự phối, kết hợp giữa các phòng, ban, bộ phận trong và ngoài đơn vị88 3.2.7. Giải pháp về nhóm hoạt động chuyên môn88 Tiểu kết chương 3. 94 KẾT LUẬN95 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.96 PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG. 99 DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT Cụm từ đầy đủ Cụm từ viết tắt CCVC Công chức, viên chức CNTT Công nghệ thông tin VBQPPL Văn bản quy phạm pháp luật DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ, BẢNG TT Tên Trang Sơ đồ Quy trình xử lý công văn đến tại Cục Quản lý hoạt 2.2.1 động xây dựng Sơ đồ Quy trình xử lý công văn đi tại Cục Quản lý hoạt động 2.2.2 xây dựng Biểu đồ Biểu đồ thể hiện số liệu theo dõi công văn đi, đến 68 Bảng Bảng kết quả thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của 73 2.2.2 Cục Quản lý hoạt động xây dựng từ năm 2016-2020 67 67 2.2.1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Tất cả các cơ quan, đơn vị, các tổ chức chính trị, xã hội, các công ty trong và ngoài nước, bất cứ tổ chức nào cũng có một bộ phận không thể thiếu đó là văn phòng. Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức giúp lãnh đạo các cơ quan quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó. Nhìn chung nhiệm vụ văn phòng được tổng hợp thành hai nội dung cơ bản, đó là: tham mưu, tổng hợp và hậu cần. Chức năng tham mưu tổng hợp giải quyết mối quan hệ giữa văn phòng và thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Văn phòng phải thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết và tham vấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan. Chức năng hậu cần là giải quyết mối quan hệ giữa văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị. Với chức năng này văn phòng phải bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi hoạt động trong cơ quan, tổ chức. Ngày nay, khi vai trò của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức ngày càng được khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các văn phòng càng phức tạp hơn, đa dạng hơn, bất cứ việc gì lớn nhỏ cũng liên quan đến Văn phòng. Tuy nhiên vẫn có rất nhiều người đồng cảm với những cán bộ làm công tác văn phòng. Vẫn thấy được văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị. Tùy theo quy mô, tính chất, mức độ hoạt động khác nhau mà văn phòng của các cơ quan, đơn vị được tổ chức và có tên gọi khác nhau, như gọi là Phòng Hành chính tổng hợp, Phòng Hành chính - Tổ chức hoặc Phòng Hành chính - Quản trị hay tổng thể hơn gọi là Văn phòng. Xuất phát từ thực tế, phải nhận thức được rằng sự tồn tại của công tác văn phòng là một yếu tố khách quan. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác văn phòng tại đơn vị, qua đó để thấy rằng tầm quan trọng của công tác văn phòng và sự cần thiết phải đổi mới nâng cao hiệu quả công tác văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính hiện nay. Trong nhiều năm qua, công tác văn phòng luôn được các Lãnh đạo Bộ Xây dựng, lãnh đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc quan tâm. Đối với Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng cũng vậy, dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo sát sao của các cấp có thẩm quyền, Văn phòng Cục đã đạt được nhiều kết quả tích cực, công tác văn phòng ngày càng đổi mới, thể hiện được sự nỗ lực của các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm việc tại Cục, hiệu quả công việc được nâng cao rõ rệt. Cùng với đó khi đất nước ngày càng hội nhập, công nghệ thông tin ngày càng phát triển thì ít nhiều hoạt động của văn phòng cũng có nhiều thay đổi, đòi hỏi phải đáp ứng yêu cầu nhưng vẫn phải nằm trong khuôn khổ của cơ quan quản lý nhà nước. Thấy được tình hình thực tế hoạt động của Văn phòng sau nhiều năm công tác tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng, bên cạnh những hiệu quả mà công tác văn phòng đã mang lại thì vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục như hoạt động tham mưu, đề xuất triển khai kế hoạch triển khai còn chưa kịp thời, khó khăn về nguồn kinh phí và chất lượng nguồn lực thực hiện công tác này chưa đồng đều, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào triển khai hoạt động văn phòng còn hạn chế… Để nghiên cứu đề xuất những giải pháp để góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại cơ quan quản lý hành chính nhà nước nói chung và công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng nói riêng, em đã chọn đề tài “Hiệu quả công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng”. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Đề tài về công tác văn phòng đã thu hút sự quan tâm, chú ý của nhiều nhà khoa học, những người làm công tác lý luận nghiên cứu ở nhiều khía cạnh, góc độ khác nhau. Đã có nhiều tài liệu, sách chuyên khảo, tham khảo về nội dung lý luận của công tác văn phòng như: - Văn Tất Thu (2011) Sách tham khảo về “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ", Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia. Cuốn sách đã đi sâu phân tích cơ sở lý luận, kinh nghiệm thực tiễn và thực trạng về vị trí vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ, phân tích cơ sở khoa học tổ chức bộ máy, nguồn nhân lực của những cơ quan này, từ đó đề xuất một số giải pháp đổi mới toàn diện.[22] - Nguyễn Đăng Thành (Chủ biên) Sách chuyên khảo “Đo lường và đánh giá hiệu quả quản lý hành chính nhà nước những thành tựu trên Thế giới và ứng dụng ở Việt Nam” - Nhà xuất bản Lao động, Học viện Hành chính (2013). Cuốn sách đã thể hiện các nội dung nghiên cứu về lý thuyết hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thực tiễn áp dụng các lý thuyết này ở các nước trên thế giới trong các lĩnh vực khác nhau của quản lý hành chính nhà nước, qua đó đóng góp cho việc tiếp cận một cách toàn diện và đầy đủ những thành tựu khoa học trên thế giới về cơ sở lý luận đánh giá hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thực tiễn ứng dụng ở các nước có nền chính trị, hành chính, kinh tế, xã hội khác nhau, góp phần cho việc ứng dụng vào điều kiện Việt Nam.[21] - Tạ Hữu Ánh (2002), Sách “Công tác hành chính - văn phòng trong cơ quan nhà nước” Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội. Cuốn sách này đã cung cấp cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác hành chính - văn phòng thuộc các ngành, các cấp cơ sở lý luận và thực tiễn về nội dung của công tác này.[1] - Hồ Ngọc Cẩn (Chủ biên) Cẩm nang tổ chức và quản trị hành chính văn phòng (2003), Nhà xuất bản Tài chính, . Cuốn sách này đã chỉ dẫn cụ thể các nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các công việc của hoạt động tổ chức và quản trị hành chính văn phòng, trong đó đã chú ý nội dung xây dựng và hoàn thiện bộ phận tham mưu để giúp cho thủ trưởng làm tốt hơn chức năng điều hành đơn vị nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả công tác.[5] - Lưu Kiếm Thanh (2009) “Nghiệp vụ hành chính văn phòng”, Nxb Thống Kê, Hà Nội. Cuốn sách đã trình bày những nghiệp vụ cơ bản trong công tác điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân của hành chính văn phòng như công tác văn phòng, lãnh đạo văn phòng, lập kế hoạch công tác, công tác thông tin, báo cáo, tổ chức hội họp, soạn thảo văn bản, công tác văn thư, hợp đồng, giao tiếp văn phòng.[20] - Nguyễn Hữu Thân (chủ biên) “Quản trị hành chính văn phòng”, Nxb Thống Kê, Hà Nội. Cuốn sách đã cung cấp kiến thức về các nội dung cơ bản, phương pháp quản lý các hoạt động trong văn phòng, các phương pháp, mô hình tổ chức bộ máy quản lý văn phòng hiểu rõ quá trình quản trị hành chính văn phòng; kỹ năng phân tích, xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát các công việc hành chính văn phòng.[19] Bên cạnh đó, thời gian qua đã có một số bài báo, tài liệu về văn phòng và hiệu quả hoạt động của văn phòng, cụ thể là: - Tác giả Phạm Thi Diệu Linh trong bài viết “Quản trị văn phòng Khái niệm và các mô hình tổ chức”, (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11/2014, tr. 9-18) đã đưa ra một số nội hàm trong khái niệm quản trị văn phòng và hai mô hình quản trị văn phòng phổ biến hiện nay.[16] - Tác giả Đặng Thanh Tùng - Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước với Củng cố “ Văn thư – Lưu trữ truyền thống”, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, đổi mới phương thức phát huy giá trị tài liệu, sắn sàng cho lưu trữ điện tử, https//moha.gov.vn/, 23/08/2017.[25] .